TIETOSUOJASELOSTE
Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen informointiasiakirja FHRA Tampereen seutu ryn jäsenille, muille sidosryhmille ja verkkosivujen käyttäjille.
1. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä: FHRA Tampereen seutu ry, y-tunnus 1461582-3
Osoite: PL 177, 33201 Tampereen
Sähköposti: office@fhra-tre.net
2. Yhteishenkilö
Kari Salomaa
Sähköposti: office@fhra-tre.net
Puhelin: 0400-623276
3. Tapahtumahallinta- ja palauterekisteri
Yhdistyksessä käsitellään yhdistyksen järjestämiin tapahtumiin ilmoittautuneiden henkilöiden, yhdistyksen tapahtumiin liittyviä palveluja hankkineiden henkilöiden sekä yhdistyksen tekemiin kyselyihin vastanneiden henkilöiden tietoja. Henkilöiden tietoja käytetään myös lehden ja jäsenkirjeiden postitukseen ja jäsenmaksujen – ja rekisterin seurantaan.
4. Henkilötietojen ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa tarkoituksissa:
-tapahtumien ja palveluiden järjestäminen
-tapahtumiin liittyvän viestinnän toteuttaminen
-maksuseuranta
-yhdistyksen sisäinen tilastointi ja toiminnan seurantaa
5. Käsiteltävät henkilötiedot ja käsittelyperusteet
Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja (käsittelyperusteet: ilmoittautumisen tai oston yhteydessä syntyvä sopimus, henkilön suostumus)
-nimitiedot
-osoitetiedot
-puhelinnumero
-sähköpostiosoite
-tapahtumien ilmoittautumisten muut mahdolliset tiedot
Tietojen käsittely voi myös perustua muiden yhdistyksen lakisääteisiin oikeuksiin tai velvollisuuksiin (esim. kirjanpitolaki).
Yhdistys ei käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti vain henkilöltä itseltään hänen omalla suostumuksellaan (esim. paperilla, sähköpostilla, puhelimitse, suullisesti tai teknillisellä lomakkeella) . Lisäksi tekisten lomakkeiden täyttämisen ja sähköisen viestinnän yhteydessä syntyy teknisiä tunniste- tai lokitietoja, jotka voivat sisältää henkilötietoja.
7. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu salasanasuojattuihin tiedostoihin ja järjestelmiin, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja yhdistyksen tehtävien hoitamiseksi.
Mahdollisesti manuaalisessa aineistoissa (esim osanottoluettelot) henkilötietojen määrä minimoidaan ja aineistoa käsitellään huolellisesti.
Henkilötietoja yhdistyksen lukuun käsittelevillä henkilöillä on vaitiolovelvollisuus mm. tietosuojalain 35 § nojalla.
8. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan siirtää tai luovuttaa yhdistyksen yhteistyökumppaneille tapahtumaviestinnän tarpeisiin, tapahtumien sekä muiden yhdistyksen palveluiden toteuttamiseen.
Lisäksi tietoja voidaan joutua luovuttamaan lakisääteisen velvoitteen mukaisesti.
Voimme myös ulkoistaa tietojen käsittelyn osittain alihankijalle, jolloin takaamme sopimusteitse, että henkilötietoja käsitellään lain mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
9. Verkkopalvelut
FHRA Tampereen seutu ry:n nettisivut käyttää hyväkseen evästeitä. Evästeillä saa käyttäjästä selville vaikka mitä – tarkat tiedot siitä, mitä sivuja avaat meidän nettisivuilla ja missä järjestyksessä, mitä selainta käytät, mikä on näyttösi resoluutio, mikä IP-osoite sinulla kulloinkin on. Tietyissä tapauksissa saattaa olla mahdollista, että saamme evästeillä tietoa myös muista nettisivuista, joissa käyt.
Keräämme evästeitä anonyymisti. Tiedämme siis vain, että ”joku käyttäjä tuli etusivun kautta selailemaan sivuja”. Emme tiedä, että käyttäjä oli juuri se Anssi Ylöjärveltä.
Jos kuvittelet evästeiden olevan jotenkin vaaraksi, saat hyvin helposti käännettyä evästeiden käytön pois päältä, menet nettiselaimellasi asetuksiin ja poistat evästeet sitä kautta.
10. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään rekisterissä ainoastaan niin kauan kuin niiden käsittely on välttämätöntä. Lähtökohtaisesti poistamme tiedot viimeistään tietojen luovuttamista seuraavan vuoden maaliskuussa.
Osa rekisteritiedoista voidaan kuitenkin säilyttään lainsäädännän (esim. kirjanpitolaki) velvoitteiden mukaisesti tai muutoin yhdistyksen oikeutetun edun mukaisesti.
11 Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, käsitelläänkö yhdityksessä hänen tietojaan, mitä häntä koskevia tietoja yhdistyksen henkilörekisteriin on tallennettu.
Jos rekisterissä on käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto, tämä tieto voidaan oikaista, poistaa tai täydentää ilmoittamalla siitä yhdistykselle.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia poistamaan häntä koskevat henkiltiedot.
Kaikkia tietoja ei kuitenkaan poisteta pyydettäessä. Pyynnöt henkilötietojen poistamisesta käsitellään ja arvioidaan, onko tietojen poistaminen perusteltua. Jos tietojen säilytys on oikeutettua esim. lain voimalla, henkilötiedot voidaan säilyttää kyseistä tarkoitusta varten niin pitkään kuin on tarpeen.
Vastustamisoikeus ja suoramarkkinointi
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus perua antamansa suostumus tietojen käsittelyyn, vastustaa tietojensa käsittelyä tai kieltää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä sekä muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla hänen henkilötietoja käsitellään. Valitus tehdään suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.
12. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä kirjallisesti tämän selosteen alussa mainittuun rekisteripitäjän osoitteeseen.
